Como criar uma reserva
O cliente, as datas, o quarto livre, o valor e a caução: o que cada campo da reserva pede, de onde vem cada número e por que a tela às vezes recusa.
Antes de começar
A reserva junta três coisas que precisam existir antes: um cliente, um quarto e, se a casa já escreveu o contrato dela, um modelo de contrato. O cliente dá para cadastrar na própria reserva; o quarto, não.
- Pelo menos um quarto cadastrado. Sem nenhum, a tela avisa Nenhum quarto cadastrado e oferece o atalho Cadastrar novo quarto.
- A permissão Criar reservas. Sem ela, o botão Nova reserva não aparece.
- Se a casa usa modelos de contrato, o modelo dela já escrito: o Contrato padrão da plataforma serve para duplicar, não para reservar.
Onde fica
Caminho no menuGestãoReservas
Na lista de reservas, o botão Nova reserva fica no topo. É o mesmo formulário que abre por outros três caminhos:
- No painel inicial, pelo botão Nova reserva.
- Na ficha de um cliente, em Clientes: o cliente já vem escolhido e não pode ser trocado.
- Logo depois de aprovar uma ficha que chegou pelo convite, pelo botão Criar reserva: a pessoa aprovada já vem escolhida, mas ainda dá para trocar.
Passo a passo
Escolha o cliente
Busque por nome, telefone, CPF ou e-mail antes de cadastrar de novo — a busca mostra até seis resultados. Escolhido, o cliente vira um cartão com os dados dele e o botão Trocar.
Se ele ainda não tem cadastro, faça o cadastro relâmpago
Clique em Adicionar. Primeiro vem a nacionalidade, porque é ela que decide o documento: brasileiro informa o CPF, estrangeiro informa o passaporte. Nome completo, e-mail e WhatsApp também são obrigatórios. Clique em Usar este cliente: o cadastro é criado, o link de acesso ao portal sai por e-mail, e o resto da ficha você completa depois em Clientes.
Escolha o modelo de contrato
Em Modelo de contrato, escolha por qual contrato esta reserva será gerada. O cartão abaixo mostra quem assina e o prazo mínimo, já calculado a partir da entrada. Quem não tem a permissão de ver modelos de contrato não vê este campo.
Defina as datas
A Entrada já vem com a data de hoje. Sem data de saída vem marcado, porque a estadia aberta é o caso comum. Desmarque para informar a Saída — a partir daí ela passa a ser obrigatória.
Escolha o quarto
A lista de Quarto mostra só os quartos livres no período escolhido, no formato "Unidade · Quarto", e se refaz a cada mudança de data. Quartos ocultos ou fora do limite do plano não entram. Quarto em manutenção entra, marcado "em manutenção": ao escolhê-lo, um aviso diz a conclusão prevista, e a reserva pode seguir.
Confira o aluguel, o vencimento e a caução
O Valor é o preço do quarto e não se edita aqui. O Dia do vencimento e o Valor da caução chegam preenchidos pelas regras do financeiro da casa e podem ser mudados para esta reserva.
Marque os acompanhantes, se houver
Em Acompanhantes, marque os outros clientes que vão dividir o quarto com o titular.
Salve
Clique em Salvar. A tela confirma com "Reserva salva." e a reserva aparece na lista como Reservada, segurando o quarto nessas datas.
De onde vem cada valor
Ao lado dos campos, a tela soma o que o morador paga e discrimina cada parte:
- Valor base (por mês)
- O preço cadastrado no quarto. Para cobrar outro valor de todas as reservas, mude o quarto; quem tem a permissão de editar quartos vê o botão Editar o valor no quarto ao lado do campo, que abre o quarto por cima da reserva e traz o valor novo de volta ao salvar.
- Caução (devolvível)
- Chega calculada pelo modelo de contrato escolhido: o número de mensalidades de caução vezes o valor do quarto. Volta ao morador no check-out, descontado o que for acertado na vistoria.
- Taxas únicas
- As taxas do quarto cadastradas como cobrança única — uma limpeza de entrada, por exemplo. Entram na primeira fatura.
- Total no primeiro pagamento
- A soma das três linhas acima.
O que a tela recusa
A tela diz
Nenhum cliente encontrado com esse nome, telefone ou CPF.
- Por quê
- Ou a pessoa não tem cadastro, ou ela já tem uma reserva ativa — reservada, confirmada ou hospedada. Quem já tem uma estadia em andamento não aparece na busca: uma pessoa, uma estadia.
- O que fazer
- Procure a pessoa em Reservas antes de cadastrar de novo. Se ela não tem cadastro mesmo, use o Adicionar.
A tela diz
Já está cadastrado
- Por quê
- O CPF ou o passaporte digitado no cadastro relâmpago já pertence a um cliente da casa.
- O que fazer
- Clique em Voltar à busca: a busca volta preenchida com o nome de quem já existe, e é só escolher.
A tela diz
Informe o número do passaporte.
- Por quê
- Para quem não é brasileiro, o passaporte faz o papel do CPF: é ele que impede o cadastro duplicado.
A tela diz
Sem quartos disponíveis para esse período
- Por quê
- Todo quarto da casa tem reserva em algum dia do período escolhido, ou está oculto ou fora do limite do plano. O campo trava em vez de oferecer um quarto que o sistema recusaria ao salvar.
- O que fazer
- Mude as datas, ou confira a situação dos quartos na tela Quartos.
A tela diz
Este quarto já tem reserva nessas datas.
- Por quê
- Entre abrir o formulário e salvar, outra reserva ocupou o mesmo quarto em algum desses dias. Quem recusa é o banco de dados, e é de propósito: dois contratos no mesmo quarto, no mesmo dia, não podem existir.
- O que fazer
- Escolha outro quarto ou outras datas.
A tela diz
Toda reserva precisa de um contrato: escolha o modelo da reserva.
- Por quê
- Toda reserva nova precisa sair com um modelo de contrato. Sem contrato próprio, crie o da casa antes.
- O que fazer
- Escolha o modelo em Modelo de contrato.
A tela diz
O botão Salvar não acende
- Por quê
- Falta alguma coisa obrigatória: o cliente, o quarto, a entrada, a saída (quando Sem data de saída está desmarcado) ou o modelo de contrato exigido — ou o valor da caução não é um número válido.
- O que fazer
- Confira os campos de cima para baixo; o que está vazio é o que falta.
Depois de salvar
A reserva acompanha a estadia inteira, e a situação dela muda conforme a estadia anda:
- ReservadaComo toda reserva nasce. Já segura o quarto no período.
- ConfirmadaQuando o morador assina o contrato, a reserva se confirma sozinha. É a confirmada que libera a senha das portarias para ele.
- HospedadoDepois do check-in. O quarto passa a constar como ocupado.
- EncerradaDepois do check-out. O quarto volta a ficar livre.
- CanceladaDeixou de segurar o quarto. O histórico continua.
- Não compareceuO morador não veio. O quarto também deixa de ficar preso.
O próximo passo é o contrato: na lista de reservas, envie o contrato para assinatura. O morador precisa ter conta no app ou no portal para assinar, e enquanto não assina o app dele fica esperando. Com o contrato assinado, chega a vez do check-in.